UNIDAD 5 Organización y Administración de un evento deportivo.
¿CÓMO SE ORGANIZA UN EVENTO DEPORTIVO?
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.
Planeación y organización:La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un cértamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.
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Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités de Honor, Organizador y Ejecutivo.
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Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
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Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz Roja, Protocolo).
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Área Técnica.
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Área Administrativa.
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Área de Información, Comunicación e Imagen.
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Área de Protocolo.
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Área de Alojamiento, Restauración y Transporte.
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Área de Infraestructura.
En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
Necesidades de instalaciones
Necesidades de equipamientos
Necesidades de alojamientos
Necesidades de transportes
Necesidades de profesorado
Necesidades de monitores
Necesidades deportivas
Necesidades organizativas
Necesidades logísticas
Necesidades de voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.
NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.
DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.
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Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités de Honor, Organizador y Ejecutivo.
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Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
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Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz Roja, Protocolo).
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Área Técnica.
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Área Administrativa.
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Área de Información, Comunicación e Imagen.
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Área de Protocolo.
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Área de Alojamiento, Restauración y Transporte.
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Área de Infraestructura.
En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
Necesidades de instalaciones
Necesidades de equipamientos
Necesidades de alojamientos
Necesidades de transportes
Necesidades de profesorado
Necesidades de monitores
Necesidades deportivas
Necesidades organizativas
Necesidades logísticas
Necesidades de voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.
NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.
DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.
Presupuesto
Un punto importante es lo referente a la fijación del precio en lo cual van a influir los costos de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende el éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costos para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, los materiales, gastos de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.
Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización, en este caso, de quienes organizan el evento deportivo. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. Tiene como finalidad desempeñar un papel informativo.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización, en este caso, de quienes organizan el evento deportivo. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. Tiene como finalidad desempeñar un papel informativo.
Necesidades y material de equipo
Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuación los más comunes:
RECURSOS MATERIALES PARA
ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVASPANCARTAS
DISPLAY
CINTA VALIZADORA
CARPAS
MEGAFONÍA
TELÉFONOS FIJOS Y / O MÓVILES
ORDENADORES
MATERIAL DE INFORMÁTICA
MATERIAL DE OFICINA
VALLAS
PODIUM
ESTACAS
FOTOCOPIADORA
ALRGADORES DE LUZ
WALKI TALKIS
CÁMARA DE FOTOS
CÁMARA DE VÍDEO
RETROPROYECTOR
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
CAÑÓN PARA POWER POINT
CINTA MÉTRICA
PIZARRA
CURSO “VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO EN EL AMBITO DEPORTIVO”
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
CRONÓMETROS
DORSALES
IMPERDIBLES
LINTERNAS
PILAS
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES
MARCADORES
PROGRAMA DE MANO
SILBATOS
PINS/CAMISETAS/CARPETAS-
Jueces
La precedencia varía en función de la organización del acto. Si lo promueve el Comité Olímpico, entonces preside el acto el Presidente del Comité Olímpico; en otro caso lo preside el Presidente de la Federación Deportiva que organiza el evento (anfitriona).
Hay que tener en cuenta, que en función de las autoridades o personalidades que acudan a un evento deportivo, este orden de precedencia puede cambiar, al tener que intercalar a estas personalidades-autoridades
La precedencia varía en función de la organización del acto. Si lo promueve el Comité Olímpico, entonces preside el acto el Presidente del Comité Olímpico; en otro caso lo preside el Presidente de la Federación Deportiva que organiza el evento (anfitriona).
Hay que tener en cuenta, que en función de las autoridades o personalidades que acudan a un evento deportivo, este orden de precedencia puede cambiar, al tener que intercalar a estas personalidades-autoridades
Comité de honor y justicia:
Sera el encargado de presenciar los actos y corroborar de que en ellos exista igualdad, que no haya alguna trampa o exceso de por medio que afecte a los participantes, tanto en el desarrollo de su competencia como en su estancia dentro de la justa.
Adecuación de infraestructura
Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y
el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.
inversiones significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación
deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador.
Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y
el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.
inversiones significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación
deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador.
Convocatoria
Primero debes tener la convocatoria ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv internet etc... en la que vas a invitar a participar a x equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos x tambien debes señalar que el reglamento estara regido por x asociacion o grupo de jueces tambien debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) tambien debes mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. tambien señalaras que habra junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia.
Primero debes tener la convocatoria ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv internet etc... en la que vas a invitar a participar a x equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos x tambien debes señalar que el reglamento estara regido por x asociacion o grupo de jueces tambien debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) tambien debes mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. tambien señalaras que habra junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia.
Sistema de competencia:
Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un Campeón, un subcampeón y los restantes puestos en la clasificación general. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro.
Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un Campeón, un subcampeón y los restantes puestos en la clasificación general. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro.
Ceremonia de apertura:
También dependerá de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se inauguran en el sentido de que toda actividad tiene un momento para comenzar. Si es un momento agradable, relajante, motivante, mejor. Dependiendo del anfitrión esta ceremonia tendrá las características del lugar donde se realiza para dar a conocerlas.
Desarrollo:
Este es un paso fundamental para oragnizar un evento deportivo de gran magnitud, debido a que es en este momento o mas bien en el transcurso de este cuando se empezaran a dar a conocer los posibles vencedores dentro de la justa, la parte que organiza debe estar consciente, de que el desarrollo debe ser lo mas limpio posible, para que no haya insatisfacción alguna.
Premiación:
La premiación es el acto más representativo de la competencia por lo que se debe tener especial cuidado en este, para que la competencia haya valido la pena tiene que ser una premiación muy significativa, y además de esto impresionante.
En esta ceremonia se le hace un reconocimiento a aquel competidor o equipo que haya logrdo concluir el evento deportivo como el "mejor", según las reglas esta y según el sistema de competencia lo indique,
Obligatorio: Ciudad y Año de la competición
Especificar la edición del evento deportivo con su enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Pekín 2008
2-Obligatorio: Especilidad deportiva en la cual se obtuvo la medalla
Especificar la especialidad en la cual se obtuvo la premiación con su respectivo enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Ciclismo en pista
Obligatorio: Ciudad y Año de la competición
Especificar la edición del evento deportivo con su enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Pekín 2008
2-Obligatorio: Especilidad deportiva en la cual se obtuvo la medalla
Especificar la especialidad en la cual se obtuvo la premiación con su respectivo enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Ciclismo en pista
Ceremonia de clausura:
La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…etc.
Memoria del evento:
De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
*INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
*DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
*LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC.
*AGRADECIMIENTOS
*JUSTIFICACIONES
La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…etc.
Memoria del evento:
De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
*INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
*DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
*LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC.
*AGRADECIMIENTOS
*JUSTIFICACIONES
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